+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Можно ли кадровые документы регистрировать отдельно

Можно ли кадровые документы регистрировать отдельно

Вопросы и ответы Основные принципы учета Итак, учет приказов по личному составу - дело ответственное и регулируется общепринятыми нормами. Все документы по личному составу в обязательном порядке проходят регистрацию. Если этого не сделать, можно не хранить ту или иную бумагу. Нет регистрации - нет документа.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Журналы регистрации кадровой документации 2019г

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. Пономарева

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении.

В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом.

Организация труда работников осуществляется путем принятия утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных.

Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр. Коллективный договор соглашение носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон гл. Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний.

Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем. В личное дело личную папку работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда: - инструкции по охране труда по профессиям; - журнал проведения инструктажа ознакомления с инструкциями ; - журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии. В соответствии с подп. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения ст.

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц — от до руб.

Номенклатура дел кадрового делопроизводства в году В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему.

Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия. Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, — информация, носящая социально-правовой характер.

За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры - нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.

Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно — делами.

Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок — какие бумаги в какую группу будут определяться. Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.

По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на г. Если организация только начала работу, сотрудникам, ответственным за документооборот, необходимо формировать дела пока без номенклатуры, но с прицелом на ее будущее создание.

К концу первого года деятельности фирмы в каждом подразделении уже сложится своя практика учета и хранения документов. Ее можно взять за основу при подготовке номенклатуры. Перечень дел кадровой службы - часть номенклатуры всей организации.

Сначала документы систематизируются по каждому подразделению, затем сводятся в единую таблицу. Для номенклатуры дел предусмотрена специальная форма, приведенная в правилах работы архивов организаций решение Росархива.

В типовой список документации, ведущейся в отделах персонала, входят: 1. Нормативные акты организации, касающиеся работников: правила трудового распорядка, должностные инструкции, положения о системе материальной мотивации, о защите личных данных и т.

Распорядительные акты по личному составу. Договорная документация: трудовые договоры, допсоглашения к ним. Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.

Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы.

Сюда же - справки, переписка. Личные документы персонала: копии паспортов, дипломов и др. Документы коллегиальных органов: акты дисциплинарных проступках, протоколы аттестационных комиссий и т. Данный перечень приблизителен и дает ориентир, какие комплексы документов имеют хождение в делопроизводстве службы персонала.

Он может использоваться как образец номенклатуры дел отдела кадров. Утвержденная на текущий год таблица не является окончательной. Если по ходу деятельности в кадровой службе появляются непредусмотренные документы, перечень дел можно дополнить и внести новую запись.

Для таких случаев при составлении номенклатуры в каждом из разделов оставляются резервные номера. Одна из целей формирования номенклатуры дел — обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками.

Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года. Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации.

Каждая организация ведет кадровый учет исходя из практики, сложившейся за время ее деятельности. Соответственно, и номенклатура дел - документ адаптивный. Если на предприятии не действует коллективный договор, не формируются личные дела работников, то включать их в перечень дел не нужно.

Однако есть общие правила, обязательные для всех кадровых служб: 1. Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. В первом случае ТД и соглашения к ним выделяются в номенклатуре дел в отдельный массив. Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью ТД и отдельно не учитываются.

На крупных предприятиях папки с трудовыми договорами целесообразно разбить на несколько томов: распределить по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке.

Договоры уволенных в текущем году работников изымаются из дела и помещаются в папки с недействующими ТД за календарный год.

Состав томов этого дела также по необходимости можно расширять. Личные карточки являются строго самостоятельным массивом. Унифицированная форма Т-2 не включается ни в личные дела, ни в другие первичные комплексы, поскольку это — основной учетный документ в кадрах.

Картотека может формироваться в алфавитном порядке по всей организации либо разбиваться по подразделениям. Все распоряжения по личному составу не могут находиться в одном деле. Разделение на папки по сроку хранения 75 и 5 лет — обязательно. Если в организации все приказы ошибочно объединены, при архивации их необходимо рассортировать.

Ее подлинник учитывается в сводной номенклатуре дел. Кадровики могут поместить документ в папку с копиями распорядительно-нормативных актов, но удобнее выделить его в отдельный комплекс.

Туда же включаются изменения в штате. Обязательные журналы в кадровом делопроизводстве в году Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры трудовые, о полной материальной ответственности и др.

Работают они и с другими документами. Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым. В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно Работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие.

При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами.

Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду. На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля надзора , органами муниципального контроля.

Согласно п. В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду.

При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы. Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим — при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы. К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов по основной деятельности и административно-хозяйственного характера.

Ищете ответ? Спросить юриста проще! Приказ о нумерации приказов Приказ о нумерации приказов — важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Вы получите ответы на вопросы о том, какие преимущества дает система регистрации документов и какие обязательства накладывает. Кроме того, будут освещены плюсы и минусы журнальной формы регистрации. Что следует учесть, разрабатывая не утвержденную законодательством форму журнала? Какие нюансы возникают в связи с этим? Регистрация - это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, книгу, картотеку, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве

К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу, заявления, автобиографии, характеристики и т. Рассмотрим порядок составления наиболее распространенных из них. Заявления Прежде всего остановимся на определении. Заявление — это официальное изложение определенной просьбы в устной или преимущественно письменной форме. Это также вид обращения граждан в государственные органы и общественные организации для реализации предоставленных им прав. Заявления составляют в произвольной форме.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.
Такие формы учета, как штатно-должностная книга, алфавитная книга или алфавитные карточки, журнал учета отпусков, журнал учета повышения квалификации и профессионального обучения, целесообразно вести в бумажном виде в случае, если на предприятии отсутствует автоматизация кадрового учета.

Документы в кадрах обязательные Кадровые документы: виды и значение? Раз в неделю мы отправляем только самые нужные новости. Уведомить меня о новых комментариях по email. Уведомлять меня о новых записях почтой. Home Новости Советы юристов Кадровые документы: виды и значение? Май 12, Опубликовано: admin Категория: Советы юристов Комментариев нет. Кадровые документы: виды и значение? Кадровый учет обязателен для предприятий любого уровня, использующих труд наемных работников. Его организация четко регламентирована законодательством, в частности, Кодексом законов о труде. Справедливости ради следует заметить, что работа с кадровыми документами довольно рутинна, но требует основательных знаний трудового права, скрупулезности и внимания.

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме: основы кадрового учета

Пономарева Как правильно создать систему регистрации приказов по отпускам? Многие руководители предприятий задаются вопросом — обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу. Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в году. Ведение кадровых документов — важная составляющая деятельности каждой фирмы.

Законы о ведении кадрового учета Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений, правила ведения кадровых процедур регулирует Трудовой Кодекс РФ. Важная информация С учетом нового законодательства, с года работодатели получили разрешение разрабатывать все необходимые формы и образцы документов.

Журнал регистрации личных дел работников если они ведутся в организации. Журналы регистрации приказов распоряжений. Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов. Внутри каждого дела приказы распоряжения располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле свыше листов дела с приказами распоряжениями разбиваются на тома том 1, том 2 и т. Журнал регистрации актов об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т. Журналы учета на факультативной основе На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий. Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать: сверхурочные работы; использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска; предоставленные работникам отгулы и т. В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Регистрация приказов по личному составу - это перенос реквизитов, написанных на А какие установлены сроки хранения кадровых документов , . отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с.

Какие журналы регистрации кадровых документов необходимы?

Как принять на работу в ООО директора? Документы, порядок, приказ Руфина Хакимова руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice Кадровые документы — это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи — к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя Существует три способа регистрации документов: Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов. Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, так как в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать. Все регистрационные журналы как и книги учета должны быть защищены от изъятий и вложений: Только в этом случае он может служить доказательством.

Какие приказы должны быть в ООО

Обязательно ли сшивать документацию в конце года? Приказы по личному составу, что это за приказы: правила составления Кадры В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Для них установлены различные сроки хранения. Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках. Большинство организаций относится к первой категории.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет. Как регистрировать приказы Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты. Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы.

Регистрация ведется в пределах календарного года. Исключение составляют описи дел постоянного хранения.

Журналы регистрации кадровой документации Кадровые документы на предприятии Подскажите, нужно ли вносить в чек данные о стране происхождения товара и номер ГТД, если мы ИП и имеем право не печатать на чеках название и цену товара. Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени формы N Т и Т, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ N 1.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия Гарантийное письмо от собственника Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником Документы по основной деятельности Лицензии и разрешения Обязательно нужно хранить все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним. Когда закончился срок их действия, эти документы точно не стоит выкидывать. Что такое приказы по основной деятельности Вопросы регистрации документов, в том числе приказов, регулируются нормами гл. Подпунктом Кроме того, распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, также должны регистрироваться отдельно.

Комментарии 8
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. exapcuzhigh

    Чиновник,ворует и вымогает взятки не потому-что зарплата маленькая,а потому-что он может это делать и не чувствует неотвратимость сурового наказания.А вообще говоря,это тоже не поможет побороть коррупцию,коррупцию можно побороть только в социализме.

  2. marpokare

    Спасибо за полезную информацию.подписался)

  3. meappnelnuosur

    Папочка появилась. Рядом со стаканчиком. В целом интересный канал. Хотя не все темы меня касаются, но как ликбез очень даже хорошо. Ролики короткие, ненапряжные и информативные.

  4. Майя

    Ещё в ~2010-12 гг. был закон об добровольном декларировании доходов граждан работающих за рубежом. И введено добровольное внесение пенсионных взносов для стажа. И пугали, что в случае если гражданин работает и не подаёт декларацию, то ему будет штраф 80 или 120 грн за не подачу деклараций

  5. Радислав

    Валерьевич, давайте мы за вас проголосуем. Выдвигайте свою кандидатуру.

  6. Эммануил

    А если я не ношу с собой документы .ну теряю я их постоянно могу ли я носить с собой ксерокопию паспорта?(цветную.чёрнобелую и т.д.)

  7. Михаил

    Корень всех бед наше финансовая необразованность.

  8. Нина

    Прежде чем брать кредит , надо обдумать несколько вариантов его выплаты.

© 2018 newacdgazette.com